취업하기 전 컨벤션 업무 총 정리

저는 컨벤션 업무에 2년 정도 근무 하였고, 여기저기 근무 경험이 많이 생겨 여러분들게 노하우를 전달하고자 합니다.

컨벤션 업무라 하면 말 뜻 그대로 '와서 모이고 참석하다'를 대행하는 업체에서 일하는걸 말합니다.

와서 모이고 참석하려면? 휴일에 일할 가능성이 굉장히 높다.

컨벤션 센터같이 큰 기업도 휴일에 일할 가능성이 있지만, 그 이하 중소기업은 무조건 휴일에 일한다고 봐야합니다.

컨벤션 일을 시작하고자 하는 꿈나무 분들은 다시한번 고민해봐야합니다.

저도 그랬었지만 나는 휴일에 일해도 되라고 생각하시는 분들은 다시한번 고민을 해봐야하고, 그래도 해야겠다면 회사 복지를 잘 살펴보아야 합니다.

 

일단 업무는 클라이언트에서 일정을 줍니다. 예를 들어서 1/1일 신년 행사를 부산 지역에서 하고자 한다. 몇명 규모이다.

이정도를 주고 업체 비딩에 들어오라고 합니다. 이 비딩은 80%는 업체가 미리 정해져있지만, 형식적으로 하게 됩니다.

비딩에 들어가 클라이언트 앞에서 PT를 합니다. 이미 우리가 하기로 되어 있지만 막상 되면 뿌듯합니다. 그나마 제일 보람 있는 일입니다. 물론 비딩 자료를 준비하기 위해, 부산 지역에 100명 규모가 가능한 행사 장소를 모두 알아가야 합니다.(호텔 등) 그래서 비딩 전까지 1~2주는 야근을 하게 됩니다. 가능한 장소, 예산, 숙소, 이벤트 등을 제안 하는 것입니다.

 

그리고 나서 이제 일정이 잡히게 되면, 호텔 지배인과 협의하여, 인스펙션(답사)를 다녀옵니다. 답사에 가서 제작물(현수막) 등을 어디에 설치 할건지, 크기가 얼마나 되는지를 파악 합니다. 그리고 식사, 숙소가 어떻게 되는지, 가격은 얼마인지(재확인)을 하고 나서 클라이언트에게 보고 할 자료를 만듭니다.(행사 전)

 

클라이언트에게 호텔에 대하여 보고를 하고 나면 세부적으로 이벤트를 정하고, 선물을 정합니다. 사전에 미리 3~5개 정도 아이템을 제안합니다. 보통 여기서 2개정도 클라이언트에서 고른 후 업체와의 가격 쇼부를 보게 됩니다.

동영상을 만들 경우 동영상 업체와의 대화, 클라이언트에게 경과 보고, 등으로 굉장히 왔다갔다 많이 하게 됩니다.

선물 같은 경우도, 업체에게 몇개를 하면 얼마까지 가능하냐를 물어보고, 클라이언트에게 보고 하고 더 깎아달라고 하든지 해서 정하게 됩니다.

 

그리고 이제 참석자들에게 전화(TM)을 통하여 참석 여부 확인, 참석자 확인, 이벤트 참여 확인, 행사 안내 등을 하게 됩니다. 외부 업체에서 해줄 것 같지만, 컨벤션 담당자들이 모두 하게되는 업무입니다.

물론 외부 업체가 해주는 경우도 있지만, 담당자 입장에선 엄청 불안하게 되고, 나중에 행사 당일날 외부 업체가 했을 경우 무조건 사고가 납니다. 참석자 누락, 인원 변경 등 많은 사고가 일어나게 되니 담당자들이 TM 하는게 가장 속 편합니다.

 

행사 당일이 되면 클라이언트와 참석자들을 모두 맞이하고, 따로 섭외한 이벤트 업체, 사진기사, 장비 업체 등을 모두 조율하며 행사를 담당하게됩니다. 많은 컨벤션 업체들은 장비 마저 보유 하고 있어서, 장비 이동 및 설치에 많은 시간을 투자하게 됩니다. 그래서 행사 2~3일 전부터 가게 되있는 경우가 많습니다.

행사 당일에는 기다림의 연속입니다. 하루 종일 참가자들을 대하고 클라이언트를 대합니다.

행사 2~3일 동안은 정장 차림으로 계속 서있고, 밥도 제때 못먹기 일쑤입니다.

 

행사가 종료 되면 행사 보고서를 행사 종료 후 1~2일 안으로 클라이언트에게 보고 하는게 정석입니다.

행사 사진, 행사 효과 등을 빠르게 정리하여 클라이언트에게 보고합니다.

 

이렇게 까지가 간략하게 정리한 컨벤션 업무 입니다.

행사 1~2달 전부터 행사 끝나기까지의 업무는 헬입니다.

행사일 마저 주말임을 생각하면 지옥의 일정입니다.

미혼 일때는 그나마 버틸수 있지만, 결혼을 하고 나면, 1~2달은 집에 들어갈수도, 들어가게 되더라도 잠만 잡니다.

처음에는 같은 업종이였고 배우자도 알고 결혼했으니 6개월 정도는 배우자가 버틸수 있지만, 그 이후에는 심한 우울감에 빠지고 주말마다 혼자 있어야 한다는 괴리감에 가정에 불화가 생깁니다. 

 

실제로 컨벤션 업무에 평균 재직 기간이 전회사 기준으로 6개월 입니다.

2년 버텼다고 하면 대단한 업계입니다. 물론 버티는 분들도 많지만 사장님 지인이거나 돈을 더 많이 받아서 버티는 경우 입니다.

 

업무 정리 중에 간략하게 클라이언트와의 조율을 써놨지만, 클라이언트를 잘못만나면 스트레스를 엄청 받아 머리가 빠질 것 입니다.

컨벤션 업무가 돈은 많이 받습니다. 하지만 잘 생각해보면 주말까지 다 반납한 결과물 입니다.

주말 업무까지 금액을 잘 따지고 보면 편의점 알바보다 적게 받을수도 있습니다.

여기까지 글을 읽고도 컨벤션 업무를 하겠다고 생각되실수도 있습니다.

그래도 하시겠다면 복지가 있는 곳에서 하시기 바랍니다.

다음엔 컨벤션 업무 복지? 를 소개하고자 합니다.

 

https://minamjang.tistory.com/94